仕事のストレスが激減するタスク管理方法GTDで作業3倍効率化!

コーヒー 仕事

 

仕事量が多すぎて終わらない…!

仕事が煩雑過ぎて管理する余裕がない…!

こういった悩みを抱えている方は非常に多いと思います。

 

実は僕自身、仕事に忙殺されていて悩んでいた時期があって、

どど
効率よく仕事をする方法が無いものか…

と思いながら過ごしていました。ですが、ある方のブログの中で紹介されていたGTDという手法に出会い、劇的に仕事効率が上がりました。

 

本日は、タスクに忙殺されている方にとって、非常に効果の高い仕事管理手法”GTD”を紹介させていただきます。

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本気で使えるタスク管理手法”GTD”を知ったきっかけ

 

このGTDを知ったきっかけは、マサオカブログ の過去記事を読んでいた時のこと。

運営者はまっさーさん。

ブログ運営に関する記事やデジモノ記事などすごく読みやすくて勉強になる記事が多く、マサオカブログとTwitterを楽しみに読んでいるのですが、このマサオカブログで”仕事効率化”のカテゴリーが!!

 

どど
これは・・・!!

と思い記事を読み、そこで初めて”GTD”という見慣れない単語を知りました。

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GTDを実際使ってみて劇的に仕事で成果が出ました

疲れている人

冒頭でも述べましたが、完全に少し前のぼくは仕事量に忙殺されていて仕事を管理できていませんでした。

 

どど
ああ、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ…

なんて思って仕事をする日々が続き、急いで処理をするあまり、仕事のミスもどんどん増えていきます。

 

デスクもどんどん散らかっていき、タスクがこんがらがって収拾がつかなくなっていました。そして家に戻る帰路で振り返ってみると、実はあまり仕事が進んでない…そんな現実に落胆する日々。

 

こんなぼくですがGTDを導入して仕事を開始することで、こんがらがってたタスクが整理され、自分で仕事をコントロールしやすくなりました。そして、2か月で完全に仕事が再度軌道にのって、無事プロジェクトを完遂することができました。

さらに、課の一大プロジェクトの主要メンバーに選んでもらえるようになったのです。

 

自分は仕事が遅いのかな…?と思ってしまう時もありましたが、

GTDに出会ってから、大抵の場合はやり方・考え方が違うだけなんだ、と思い失いかけていた自信を完全に取り戻すことが出来ました。

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GTDとは何か?

前置きが長くなりましたが、GTDについて紹介します。

 

GTDとは、米国のコンサルタントDavid Allen氏によって提唱されたタスク管理手法のことで、Getting Things Done (物事を成し遂げる)の略語になります。

 

GTDを一言でいうと【自分の脳の外部メモリー化】です。

 

以前のタスクにのみ込まれていた僕は、

・次に何をすべきか

・何かやらなきゃいけないことがあった気がする

・どれを優先させるべきか

などを考えてしまっている時間がありました。

 

もちろん、Todoリスト作ったり、スケジュール帳にメモを残すなど、自分なりに色々工夫をしていたつもりでした。でも、管理が不十分だったのです。

 

人生の重要パラメータ、ウィルパワーとは。で紹介したように、意思決定やストレスによってウィルパワー(WP)という心のスタミナを大きく消費してしまいます。

自分の脳みそのメモリのうち、実際に解決したい仕事のほかに余分なことを考えるのにメモリを食われてしまい、結果として作業効率がめちゃくちゃ落ちてしまうのです。

(参考記事はこちらから)

ウィルパワー(意志力)とは?知らないと損する集中力の法則。
ウィルパワーってご存知ですか?目標達成のために行動し、様々な誘惑を打ち払える力のことを指し、実は日々生活する上で非常に大切な概念になります。すぐ誘惑に負けてしまう人、頑張ってるのに成果が出ない人、時間が足りない人はまずウィルパワーの概念を知るべきですよ。

 

これに対し、GTDは気になっていること、脳内にあることを一気に吐き出してリスト化する手法です。

次の章から説明する型に当てはめることで、自分の頭で考えて留めておかなきゃいけないことがガクンと減り、ものすごくスッキリすることが実感できるはずです。

 

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GTDの基本的な考え方を紹介

 

概念やツールについて、まっさーさんの記事が非常に分かりやすくまとめてくださっているので、参考にしてみてください。

OmniFocus2を完全に活用するための効率的な思考術GTD
OmniFocusを使い始める前に見るコンテンツ。考え方の基礎となる戦略的な思考術「GTD」を学んだ上で運用ルールを設定し、現在置かれている自分の状況を収集し把握することで、完全なパフォーマンスを発揮することができます。その方法について解説します。…

 

ぼくは実際に使ってみて効率が上がったポイントと考え方の基礎をまとめました。

GTDのフローチャート

GTDのフローチャート

上のフローチャートの通りに考えていき、緑枠で囲まれた6つの分類に分けます。

青の雲枠部分は整理する上での判断基準です。

 

①インボックス

②いつかやる/多分やるリスト

③資料

④次に取るべき行動リスト

⑤カレンダー

⑥連絡待ちリスト

 

まず①のインボックスの中に思いついたアイデアや気になっていることを何でも、全て書き出します。初めは時間がかかりますが必ず全て書き出しましょう。

 

そして、第1の質問、「今すぐやるべきですか?」

という問いに対して、後回しでいい!と思うものは②いつかやる/多分やるリストと、③資料にぶち込みます。

このフォルダに入れたら、その場でそのアクションについて考えることを一切やめます。

 

次に第2の質問「2分で出来る?」2分で出来そうな簡単なタスク(電話やメールなど)はその場で片付けてしまいます。

 

そして多少時間がかかりそうだなあと思うものは第3の質問「自分でやる?」

他人に依頼するものと自分で作業するものに分けます。

 

⑤カレンダーは日付が決まっているので、アラートを設定するなどしてタスクを保存しておきます。

⑥連絡待ちリストは頼んだ日付を書いて管理しておきましょう。

 

すると残った④次に取るべき行動リストだけが今すべきタスクとなります。ですのでここに全力をつぎ込んでいくわけです。この時、アクションが複数にまたがるものは一つのプロジェクトリストとしてまとめます。

 

例えば出張があれば、

・出張先で仕事を実行する

・出張報告書を作成する

・出張報告書を提出する

のようにアクションをまとめておきます。

 

初めて取り組むときは①インボックスの量が多くて、整理するのにエネルギーが必要ですが、完成するとやるべきことが明確になって客観的に見ることが出来るのでむちゃんこ頭がすっきりします。

 

ちなみにぼくはこのリストをそれぞれCLaunchに登録してホットキーで呼び出せるようにしています。

Windowsユーザー必須!CLaunchを入れるべき理由。
Windows向けのフリーソフトの中でも最強の呼び声高い"CLaunch"について紹介します。 このツールを導入すると、驚くほど仕事の作業効率が上がります。 何それ? っていう方は最後まで読んでみてくださいね。
C Launchの使い方[中・上級編]。仕事が早くなる魔法のツール!
今回はWindowsユーザ-に非常におすすめできる時短ツール C Launch の使い方を紹介します。 本日紹介するのは一通りの簡単な操作を知っている方向けの中・上級編になりますので、 前回の記事を読まれていない方は先にそちらを読んでくださいね。

定期レビューでメンテナンス

 

この手法で大切なことは必ずメンテナンスを定期的に行うことです。

著者は週次レビューをおこなって、インボックスの管理や、アクションの抜け漏れが無いか、リストの読み直しなどの時間を取るべきとしています。

 

マサオカさんもブログの中でうたっている通り、レビューを必ず行うことがGTDの肝になると言えます。

カレンダー機能で毎週の予定に組み込む、さらには予備日を作って金曜午後できなかったら月曜の朝、などのように必ず週一回はメンテナンスする時間を作りましょう。

とはいえ毎週の習慣にしてしまえば、1回30分以内で必ずアクションののメンテナンスが出来るようになります。

 

コンテキストの概念

さらに、GTDをおし進めるうえでコンテキストの概念を知っておく必要があります。カテゴリ分け、に近いのですがコンテキストは「場所」「道具」に分類して管理するという考え方をします。

 

例えば、会社でしかできないアクションがあればタスク名を@会社としたり「会社」というタグをつけておきます。すると会社というコンテキストに分けられたタスクは自宅で考える必要が無くなります。家でいくら会社のタスクに頭を悩ませても非効率で時間が勿体ないですからね。

 

またスマホやPCといった「道具」に分けることも有効です。

ぼくは仕事でCADソフトを使用したりすることもあるのでCADというコンテキストも導入してます。

その他、「XXX課長」とか人依存のタスクに分けたりしてもOK。

 

とにかく大切なのは「いま」「ここで」出来るアクションに集中してそれ以外を切り離すこと。自分の環境に合わせてコンテキストをカスタマイズしていきましょう。

 

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最後に

いかがだったでしょうか。

 

この記事を執筆するにあたって、「マサオカブログ」の記事をかなり参考にさせていただいています。

仕事効率化以外にも、ブログの運営やWordpressに関する記事など、非常に濃密な記事が沢山更新されていて、ぼくにとってはまさに雲の上の存在…!

本当に役立つ記事ばかりです↓↓

マサオカブログ
生活の質を少しあげるレビューブログ

 

 

ぼくがマサオカさんの記事を見て自信を取り戻せたように、

この記事でGTDを知ってもらい、少しでもタスクに飲まれて疲弊する人をラクに出来たらとてもうれしいです。

 

また、今回は仕事効率化という観点で書きましたが、GTDはプライベートでも使える考え方です。

慣れると本当に頭の中がすっきりとするので、ぜひ試してみてくださいね。

 

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